Auton rahtikirja on tärkeä asiakirja. Ensinnäkin se on takuu siitä, että auto on teknisesti kunnossa. Sitä tarvitaan myös valtion omistaman yrityksen ja yksityisen yrittäjän taloudelliseen raporttiin. Rahtikirjan mukaan auton toimintaa ja vastaavasti polttoainekustannuksia jäljitetään, mikä vaikuttaa edelleen veron määrään. Siksi rahtikirjan täyttäminen on uskottu välittäjälle ja mekaanikolle.
Ohjeet
Vaihe 1
Rahtikirja annetaan ennen työpäivän tai vuoron alkua pääsääntöisesti kuluvalle päivälle. Vasemmassa yläkulmassa olevan rahtikirjan lomakkeelle laitetaan yrityksen leima.
Rahtikirjaan liitetään sarja ja numero, rahtikirjan julkaisupäivä kirjataan (esimerkiksi 06.1.2008). Nämä tiedot otetaan lokikirjasta rahtikirjojen lähettämistä varten. Siinä kuljettajan on allekirjoitettava vastaanottavansa tämän erityisen arkin.
Vaihe 2
"Brand" -sarakkeessa on merkki TCP: n mukaan. Sitten valtion rekisterikilpi tallennetaan, autotallin numero laitetaan (jos sellainen on).
Seuraavaksi kirjoitetaan kuljettajan sukunimi (kokonaisuudessaan), nimi ja isänimi (nimikirjaimet), hänen henkilöstönumeronsa (valtion omistamien yritysten osalta). Alla on ajokortin numero, luokka.
"Lisenssikortti" -sarakkeessa puuttuva kortti (vakio tai rajoitettu) yliviivataan, olemassa olevan kortin tiedot kirjoitetaan: rekisteröintinumero, sarja ja numero.
Vaihe 3
Viivan alla "Auto on teknisesti hyvä" osoittaa nopeusmittarin lukeman auton lähtöhetkellä ja mekaanikon tarkastaman auton teknisen kunnon. Tarkastuksen jälkeen hän laittaa allekirjoituksensa ja antaa auton lähteä. Kuljettaja allekirjoittaa, että hän on hyväksynyt auton hyvässä kunnossa.
Vaihe 4
Tehtävä annetaan kuljettajalle kirjallisesti. Siinä ilmoitetaan organisaatio, jonka käytettävissä auto tulee, toimitusosoite. Lähettäjä kirjaa autotallista poistumisen ajan (tuntia, minuuttia), laittaa allekirjoituksensa ja purkaa allekirjoituksen. Kohdassa "Polttoaineen liike" mekaanikko ilmoittaa polttoaineen merkin, sen koodin, polttoainemäärän tankkausarkin mukaan ja loput edellisen vaihdon tehtävän suorittamisen jälkeen. Ajoneuvon käytön lopussa jäljellä olevan polttoaineen määrä kirjataan sarakkeeseen "Jäljellä oleva polttoaine paluuna".
Näiden tietojen perusteella lasketaan todellinen polttoaineenkulutus, joka kirjataan vastaavalle riville. Mittarilukemaa pidetään kulutuksena nopeudella. Näiden kahden datan ero kirjataan vastaavasti”Säästöt” - tai”Ylitystiedot” -sarakkeisiin.
Vaihe 5
Mekaanikko ottaa auton, merkitsee nopeusmittarin lukemat rahtikirjaan palatessaan autotalliin ja laittaa allekirjoituksensa. Kuljettaja allekirjoittaa, että auto on luovutettu.
Etupuoli on sertifioitu yrityksen sinetillä.
Vaihe 6
Rahtikirjan kääntöpuolella tulkitaan vuorotyö, mikä vahvistetaan sen henkilön allekirjoituksella, jonka käytettävissä auto annettiin.
Viimeinen rivi laskee tuntien määrän järjestyksessä, ajettujen kilometrien määrän.
Yrityksen kirjanpitäjä laskee kuljettajan palkat, laittaa allekirjoituksensa ja purkaa allekirjoituksen.
